Hans Van Gils: Werken bij Centraal Beheer is altijd een beetje stress

Zeven uur. Zoals altijd start mijn werkdag thuis. Ik werk voor Centraal Beheer en hou me bezig met Active Directory, security, mappenstructuren…  Alles bij elkaar behoorlijk wat en er komen steeds nieuwe dingen bij.

Even mijn mails checken... Zo weet ik of ik mijn planning van de dag kan aanhouden of dat ik moet schuiven. Vanmorgen zijn er wat standaardberichten over aanpassingen op het netwerk. Eén berichtje springt er tussenuit. ‘waar is de security gebleven?’. Oei, dat klinkt niet goed. Blijkbaar zijn er op een stuk mappenstructuur een aantal securitygroepen verdwenen. Dat wordt dus de eerste opdracht van de dag.

Het is kwart na acht als ik mijn tanden in het probleem van de verdwenen security zet. Een groot deel van onze klanten is tegen half negen online dus heb ik maximaal 15 minuten om uit te zoeken wat er mis is gegaan. Gelukkig is het ditmaal eenvoudig op te lossen. Nog feedback geven aan de gebruikers en ik kan beginnen aan mijn geplande taken.

De collega’s druppelen ondertussen binnen. Werken is altijd een combinatie van sociale en technische aspecten, helemaal sinds we Yammer gebruiken. De kennis van het volledige bedrijf en onze klanten/collega’s komt er samen.

Recent zijn er twee collega’s gestart. Hun opleiding gebeurt volledig intern, dus worden er regelmatig vragen gesteld en moet er uitleg gegeven worden. Vandaag staat er een opfrissing van alle procedures op het programma. Centraal Beheer werkt vanuit en voor Digipolis maar ook voor stad, OCMW, Zorgbedrijf en nog heel wat andere instanties. Dat betekent alvast goede afspraken maken. Iedere organisatie heeft zijn eigen kenmerken en accenten. Procedures stroomlijnen tussen al deze bedrijven is een nooit eindigende taak. De procedures worden overlopen en bijgestuurd waar nodig. Aan de hand hiervan kunnen we alle afspraken documenteren in onze wiki. Voor ik het goed en wel doorheb zijn we twee uur later.

Terug onderweg terug naar de werkplek word ik aangesproken over een migratie van data en het effect daarvan op de security. Veel van wat wij doen gebeurt achter de schermen maar als er iets misloopt is het meteen zichtbaar op de werkvloer. Een zekere mate van stress is er dus altijd. Belangrijk is dat je dat kan omzetten in een positieve motivator.

Ik overloop een aantal zaken met mijn leidinggevende Chantal. Ja hoor, ook op het werk luister ik naar een vrouw ;-). In Digipolis werken heel wat vrouwen. Wie beweert dat informatica een mannenbastion is, moet hier eens komen kijken.

Met nog wat extra aandachtspunten in het achterhoofd kan ik een tiental minuten later het binnenkomende werk bekijken. Ik zie dat er weer veel nieuwe accounts aangemaakt moeten worden. Een typisch verschijnsel voor het begin van de maand. Het werk wordt onderling verdeeld. Iedereen neemt een deel van het werk voor zijn rekening zonder dat het echt toegewezen moet worden. Bij problemen val je terug op het team. De dynamiek en de sfeer in het team zijn ontzettend goed, wat mee bijdraagt tot een aangename werkomgeving. Ik pik een aanvraag op voor het aanmaken van een nieuw stuk mappenstructuur en de bijhorende security. Allereerst bekijk ik het gevraagde en toets dat aan de regels die we volgen. Het ziet er goed uit maar hier en daar moet er wat gesleuteld worden. Even bellen met de klant om feedback te geven. Er blijken nog wat andere issues te zijn, dus spreek ik af om morgen ter plaatse te komen. Persoonlijk contact helpt vaak om de complexere problemen vlot op te lossen.

De middag is al even gepasseerd als de telefoon gaat. Een collega van de eerstelijnsondersteuning zit bij een klant en vraagt om bepaalde zaken van diens account na te kijken. Over naar troubleshootingmodus. Via een paar gerichte vragen slagen we er in om het probleem te specifiëren. Token overload of in gewone taal: lid van veel te veel securitygroepen. Een probleem dat we kunnen omzeilen. Vijf minuten later kan de klant weer aan het werk. Ik duik nog wat dieper in het probleem en stel vast dat we dit structureel moeten aanpakken. Dat kost een paar dagen werk maar dit soort problemen zien we de laatste tijd vaker.

Stilaan tijd om naar huis te gaan. In de auto bedenk ik dat ik vanavond nog aanpassingen moet opstarten. Niet veel werk maar overdag zou het serieuze hinder veroorzaken. Benieuwd wat me morgen weer te wachten staat.

Hans Van Gils, 40 jaar
Centraal Beheer Digipolis Antwerpen
Graduaat informatica



Lies Gommers: sociale media als bedrijfsinstrument

Om half acht wandel ik Digipolis binnen. Lekker vroeg, want ik was voor de ochtendspits. Voordat ik koffie haal, screen ik de microblogsite Yammer die de Digipolis-medewerkers sinds begin 2011 intensief gebruiken voor interne communicatie. Yammer groeide op korte tijd uit tot een ontmoetingsplaats voor vragen, antwoorden en allerlei interessante tips. Je beseft zo des te meer dat er in ons bedrijf enorm veel kennis aanwezig is over allerlei zaken. Omdat veel collega’s berichten posten over de projecten waarmee ze bezig zijn, heb ik meteen het vinger-aan-de-pols-gevoel. Ik open ook Twitter, Facebook en Google+, kanalen waarop Digipolis aanwezig is en die we als communicatiedienst continu opvolgen.

Eind november starten we in Digipolis met een piloot voor werken 2.0 (werken waar en wanneer je wil) en ook het flexwerken doet zijn intrede. Om maximaal te kunnen flexwerken wordt één van onze gebouwen de komende maanden volledig heringericht en staat er een grote verhuis op stapel. Met al die veranderingen in zicht, is een ondersteunende communicatiecampagne cruciaal. Deze ochtend zitten we met een aantal collega’s samen om de mijlpalen in het traject te bespreken en een plan van aanpak qua communicatie uit te dokteren. Na de vergadering start ik alvast met de opmaak van het communicatieplan.

Om 11.30 uur overleg ik met een projectleider die met succes een project opleverde en dit graag intern wil communiceren. Hij kan hierover uiteraard iets berichten op Yammer, maar door de aard van het medium is dit minder geschikt voor uitgebreidere teksten. We spreken af dat hij een tekst zal schrijven voor de interne blogsite van Digipolis. Op deze site, die tijdens de zomermaanden opgezet is, kan elke Digipolis-medewerker zelf berichten posten. De berichten lopen nog niet storm, maar net zoals met de introductie van Yammer, is dit iets dat moet groeien. Met een beetje begeleiding van de communicatiedienst gaat dit zeker lukken.

Tijd voor een middagpauze! Samen met de collega’s ga ik naar de recent opnieuw ingerichte refter van Digipolis. Het is er gezellig toeven nu. We schuiven aan bij de collega’s die er al zitten en genieten van de lekkere soep en broodjes.

Ik werk verder aan het communicatieplan over de herinrichting van de gebouwen en de verhuisbewegingen die hiermee gepaard gaan. Er zijn nog wel wat vraagtekens, maar de grote lijnen liggen vast. Ongetwijfeld zal het communicatieplan de volgende maanden nog aangepast en bijgestuurd worden. Verbouwingswerken hebben nu eenmaal de neiging om van het schema af te wijken ;).

Op naar een vergadering over het communicatieaspect van onze AAAA (anytime, anybody, anywhere, any device)-strategie. Uiteraard beweegt Digipolis mee in de richting van AAAA maar er zijn nog heel wat onbeantwoorde vragen. Aangezien de kennis hierover verspreid zit over heel Digipolis kiezen we ervoor om deze vragen los te laten op Yammer in een hiervoor opgerichte Yammergroep. De zaken die al gerealiseerd werden, documenteren we op onze wiki. We overlopen het scenario en verdelen de taken.

Vandaag is het mijn beurt om zoonlief op te halen in de nabewaking, dus is het bijna tijd om in te pakken. Ik overloop nog even de berichten op Yammer voordat ik vertrek en markeer een aantal interessante artikels die ik straks nog wil lezen.

Lies Gommers, 42 jaar
Communicatieverantwoordelijke
Master communicatiewetenschappen

Peter De Mol: Aftellen naar de verkiezingen

Zondag 14 oktober komt dichterbij en de verkiezingskoorts stijgt. En dat zal ik als projectleider voor de verkiezingen geweten hebben. In Antwerpen stemmen we al sinds 9 oktober 1994 digitaal. Samen met de stad coördineert Digipolis de technische voorbereidingen en zorgt Digipolis ook voor de centrale helpdesk en de ondersteuning ter plaatse. Deze keer zijn de verkiezingen anders dan anders omdat we met nieuwe stemcomputers en een volledig nieuw stemsysteem werken. Voor ik ’s morgens met de fiets richting Digipolis vertrek, luister ik nog even naar het nieuws om mee te zijn met de laatste verkiezingsberichten. Tegen half 8 kom ik aan op Digipolis. 

Ik haal eerst thee en water en werk dan verder aan de planning van de 215 medewerkers die in het verkiezingsweekend paraat staan. Met 361 stembureaus is dat een hele puzzel. De telefoon rinkelt tussendoor regelmatig. Rond half 11 heb ik een journalist aan de lijn die graag wil weten wanneer er gefilmd mag worden in het perscentrum dat dit jaar geïnstalleerd wordt op het stadhuis en in de cruise terminal. Ik help hem verder en maak de nodige afspraken.

Vervolgens spring ik even binnen bij mijn collega’s Dirk 1, Dirk 2, Lut en Ilse die de verkiezingsworkshops coördineren. Zij hebben de voorbije weken een reeks knappe instructiefilmpjes en handleidingen gemaakt waarin uitgelegd wordt hoe het nieuwe materiaal geïnstalleerd moet worden. Nu zijn ze volop bezig met de workshops. Een degelijke opleiding van de mensen die in het verkiezingsweekend werken is immers heel belangrijk. Deze mensen zorgen niet alleen voor de installatie van alle technische infrastructuur, maar ondersteunen ook de voorzitters van de stembureaus bij vragen en eventuele technische problemen. Zoals gewoonlijk loopt het daar allemaal vlotjes. Ik heb echt geweldige collega’s!

Op dan naar een vergadering over de nieuwe uitrusting van de nieuwe legislatuur. Want dat hoort ook bij mijn job. Digipolis coördineert niet alleen het technische luik van de verkiezingen, maar zorgt er ook voor dat de nieuwe legislatuur op ICT vlak uitgerust wordt zodat zij hun taken degelijk kunnen uitvoeren. Na afloop ga ik naar de refter voor mijn broodje en neem ik even de tijd om het rustig op te eten en wat bij te praten.

De verkiezingen organiseren betekent samenwerken met heel wat bedrijfseenheden van de stad Antwerpen. In de namiddag heb ik overlegvergadering met de mensen van Patrimoniumonderhoud. Zij staan in voor het logistieke luik van de verkiezingen. We overlopen de planning voor het opbouwen van de stemhokjes – alles zit op schema - en maken verdere afspraken zodat overal de nodige elektriciteit voorzien wordt. Voor ik terug naar mijn bureau vertrek, spring ik nog even binnen bij de collega’s van bedrijfscommunicatie om afspraken te maken over de volgende  communicatie-acties op onze interne microbloggingsite Yammer. Terug op mijn plaats aangekomen, werk ik mijn openstaande mails af. Ondertussen komt de regen in bakken naar beneden. Tegen half 6 is het gelukkig opgeklaard… Ik stap op mijn fiets en vertrek naar huis.

Peter De Mol, 46 jaar
Senior projectleider Digipolis Antwerpen
Bachelor boekhouding en informatica

Freek Cavens: over SAP en correctieve processen

Nadat ik mijn zoon heb afgezet aan de school fiets ik richting Digipolis. Na een half uurtje fietsen verwelkom ik mijn collega’s. Als Technical Team Lead SAP vorm ik het aanspreekpunt voor technische problemen. In samenspraak met mijn projectleider Geert Jadoul verdeel ik de binnenkomende problemen over mijn collega’s en coach ik de nieuwe medewerkers.

Ik check Yammer – d.i.het interne kennisdelingsplatform van Digipolis - en bekijk mijn mails. Gelukkig heb ik een smartphone en kon ik thuis aan de ontbijttafel al een blik werpen op mijn inbox. Het mailverkeer valt mee. De upgrade van SAP is net achter de rug. Door de grondige voorbereiding vooraf is alles vlot verlopen.

Om 10 uur start de teamvergadering en ik bereid snel nog het één en ander voor. Tijdens de vergadering, waaraan alle technische medewerkers deelnemen, bespreken we het reilen en zeilen van ons team. Teamspirit vinden wij heel belangrijk! We bekijken de taakverdeling, krijgen feedback over stafvergaderingen en overlopen samen de prioriteiten. Verder bespreken we hoe we onze organisatie technisch kunnen verbeteren en de toepassingen performanter kunnen maken.

Na de vergadering maak ik mij klaar voor ons wekelijkse ritueel: Durum-donderdag. We gaan dan met z’n allen pita eten en werken ondertussen aan onze teamspirit. Met open geest en in een ongedwongen sfeer.

Van daaruit fiets ik richting Den Bell voor mijn volgende vergadering met de collega’s van de stad. Op de agenda staan de correctieve processen. We bekijken samen met hen hoe we de bestaande processen kunnen vereenvoudigen en stroomlijnen. Wat zijn hun wensen en hoe kunnen wij hieraan tegemoet komen? Dat vind ik nu zo leuk aan mijn job. Ik mag technisch heel breed gaan,  krijg heel veel complexe situaties en heb vaak contact met functionele collega’s. Zij bespreken de processen met de klant en bekijken of er eigen ontwikkeling nodig is om aan de vraag tegemoet te komen. Als er ontwikkeling nodig is dan komt de vraag bij mij terecht.

Om half drie is de vergadering gedaan en blijf ik nog even flexplekken in Den Bell. Ik zoek een vrije plaats en plug mijn computer in op het draadloze netwerk. Voordeel is dat ik ook hier vlot kan werken en alles meteen kan afstemmen met de collega’s van de stad.

Door onze flexibele werktijden kan ik rond vier uur mijn zoon van school ophalen. We maken samen zijn huiswerk. Ik kook en als mijn vrouw ook thuiskomt, eten we gezellig samen. Rond half acht zet ik mijn computer terug aan en werk ik nog even verder. Er zijn nog enkele dringende zaken af te werken en ik overloop nog even mijn mails en Yammerberichten.  Om tien uur ga ik slapen. Ik heb mijn rust nodig en kijk al uit naar de volgende boeiende werkdag.

Freek Cavens, 36 jaar
Technical Team Lead SAP, Digipolis Antwerpen



Ann Bernaert: Over websites, open data en apps

Rond 8u vertrek ik richting Digipolis Gent. Het is zomervakantie, het verkeer gaat supervlot en ik ben er snel. Om 9u verwelkom ik samen met een aantal collega’s 3 jobstudenten. Zij komen in het kader van het project ‘Code9000’ een maand bij Digipolis en de stad Gent werken. Tegen het einde van de maand zullen ze een mobiele app opleveren. Leuk want ik ben meter van één van hen! Ik leid onze ‘poulains’ rond door de gebouwen van Digipolis en laat ze kennismaken met een aantal collega’s. Na de rondleiding help ik hen op weg tijdens een brainstorm over mogelijke thema’s voor een app.

Terug aangekomen op mijn bureau, neem ik mijn mails door. Daarna neem ik de presentatie voor de stuurgroep ‘Digitale communicatie’ , waarvan ik voorzitter ben, nog eens door. Ik stel de agenda op en verstuur hem naar alle deelnemers. Om 11u30 hebben we onze wekelijkse ‘scrum meeting’ met de web-collega’s: iedereen vertelt kort waar hij de afgelopen week mee bezig geweest is en waaraan deze week gewerkt zal worden. Zo is heel het team op de hoogte van de lopende activiteiten. Tijdens de middagpauze eet ik een slaatje en probeer nog wat bij te benen met mijn mails.

Het project ‘website Gentse Feesten’  brengt elke dag wel wat to do’s voor mij mee, maar vandaag valt het mee. Ik bespreek de status met ontwikkelaar Erik en alles is onder controle. Om 13u heb ik een vergadering met collega’s Catherine, Wim en Bert. Samen bekijken we hoe we best omgaan met berichten over Digipolis en de besturen waarvoor we werken op sociale media zoals Twitter en Facebook. Daarna werk ik verder aan een bestek voor een Drupal-ontwikkelaar.

Om 16u word ik verwacht in AC Portus, de thuisbasis van de stad Gent. Ik ben jurylid voor een zogenaamde ‘hackaton’. Ik ben ook al jurylid geweest voor AppsforGhent en AppsforVlaanderen, dus ik begin dit wel een beetje te kennen. Deze hackaton werd georganiseerd door iRail Summer of Code of iSoc. Hier zullen een groep enthousiaste jobstudenten hun zomer vullen met programmeren. Deze keer werd aan de studenten gevraagd om met de open dataset van het Gentse Feestenprogramma een app te ontwikkelen, en dit op één dag. De voorstellen zijn leerrijk, ook voor de jury. Als verantwoordelijke voor de dataset steek ik heel wat op van de studenten: ze komen met een aantal waardevolle verbeterpunten.

Het winnende team ontwikkelde een app om tijdens de Gentse Feesten op basis van je locatie een zicht te krijgen op je vrienden in jouw buurt en wat ze aan het doen zijn. Zeer nuttig zelfs voor een trouwe Gentse feestenganger zoals ik die na al die jaren ongeveer wel weet waar haar vrienden rondhangen: een beetje meer precisie kan handig zijn ;-)

Voila, mijn officiële werkdag zit erop. Om 18u word ik nog verwacht op een workshop rond het Citadel project. Dit project gaat over het vastleggen van requirements voor app-templates en het gebruik en nut van open data. Een heel boeiend onderwerp waarover ik ondertussen al een aardig mondje kan meepraten. Het wordt een boeiende avond want we bevinden ons in Europees gezelschap. Ook Athene en Manchester zijn vertegenwoordigd en het is erg interessant om ook hun standpunten eens te horen.

Ann Bernaert, 40 jaar
Business analist web Digipolis Gent
Industrieel ingenieur chemie