Emery Frijters: medewerker IT Systemen

Rond 7.30u à 8u kom ik aan bij Digipolis. Sinds vorig jaar rijd ik zoveel mogelijk de afstand Halle-Hoboken-Halle met mijn (elektrische) fiets. Ik besefte op een gegeven moment dat ik dagelijks 1,5 uur in de auto zat en – om toch maar iets aan mijn conditie te doen – thuis een uur fietste op de hometrainer voor de tv. Nu ben ik elke dag 2 uur buiten en heb ik mijn ontspanning en beweging. Als het ’s morgens regent of sneeuwt, is de auto nog wel plan B. Ik kom liever droog aan op het werk ;).

Als medewerker van de afdeling IT Systemen is het mijn taak om interventies uit te voeren op netwerken en servers. Enerzijds om problemen te verhelpen, anderzijds om problemen te voorkomen. Dit houdt configuratiewijzigingen en fysieke interventies (als er defecte hardware in het spel is) in.

Ik kom bewust voor 8 u naar  het werk want dan is het nog redelijk rustig. Zo kan ik de administratie van de vorige dag aanvullen of kan ik enkele dingen onderzoeken waarvoor ik mijn concentratie nodig heb. Vandaag is dat buiten collega Marian gerekend. Uit de logbestanden blijkt dat de toepassing e-besluitvorming vannacht fouten genereerde en ze wil weten of alle componenten online zijn zodat alles zeker in orde is voordat het college begint. Na onderzoek kan ik haar geruststellen: alle componenten zijn actief en de snelheid van de applicatie is goed.

Ondertussen sijpelen ook de collega's binnen en rond 8.30u draaien we op volle kracht. Er wordt een netwerkprobleem gemeld op een school. Collega Danny en ikzelf gaan ter plekke om de lokale netwerkbeheerder bij te staan. Er blijkt een lus in het netwerk te zitten: dodelijk voor sommige switchen! Voor netwerkproblemen is het wel handig om met z’n tweeën op pad te gaan. Je kan dan configuratiewijzigingen uitvoeren en tegelijkertijd testen op pc of server of dit het gewenste resultaat geeft. Veel fysieke interventies doen we trouwens niet. Bijna alle switchen zijn vanop afstand te beheren. Ook de servers, zelfs diegene die elders staan, hebben we vanop onze werkplek in Digipolis perfect onder controle.

In de namiddag worden er problemen gemeld met de internetlijn van Sociaal Centrum Linkeroever. We kunnen de modem niet meer bereiken, dus stuur ik Telenet ter plaatse voor een vervanging. Ondertussen blijkt ook dat het mailverkeer van Digipolis Antwerpen naar Digipolis Gent niet werkt zoals zou moeten. Samen met de collega's van Telecom bekijken we het probleem en we vinden al snel een oplossing.

Ik behandel nog enkele meldingen en werk de administratie bij. Rond 16.15u vertrek ik naar huis. Mijn collega Bart geeft me nog met de glimlach een gsm mee. Zijn laatste wachtdag zit er op en mijn week begint. Ook na de uren zorgen we immers voor de beschikbaarheid van al onze systemen.  Hopelijk valt het deze week mee…

Pech! Het is 20u en er moet een hardware-onderdeel vervangen worden in de serverroom op Den Bell. Alles werkt nog momenteel want het systeem is redundant opgebouwd, maar we nemen geen risico’s. Er komt een technieker van de leverancier naar Den Bell en samen vervangen we het defecte onderdeel.

Rond 21u ben ik terug thuis en kruip ik in de zetel. Nog even ontspannen  en dan is het bed-time. Morgen weer vroeg de fiets op!

Emery Frijters, 32 jaar
Medewerker IT Systemen Digipolis Antwerpen
Graduaat informatica 

Rudi De Geest: client in hart en nieren

In mijn functie van technisch business analist ben ik het aanspreekpunt voor alles inzake clients bij onze klanten en bij Digipolis. Daar valt o.a. het maken van overheidsopdrachten voor de aankoop van laptops, desktops, smartphones en bijhorende software onder.

Een klassieke werkdag beschrijven is niet eenvoudig omdat die nogal varieert naargelang de noodzaak. De ene dag spendeer ik aan het onderzoeken van de markt - Google is my friend ;) – maar ik woon ook veel informatiesessies bij over een uiteenlopend gamma van producten. Meestal gaat het over producten die verbonden zijn aan het domein werkplek, maar ook dat is ruim te interpreteren.
Bijblijven is de boodschap, want ik heb die kennis nodig als er zich een nieuwe aanbesteding aankondigt. Net dit aspect maakt de job voor mij zo boeiend.

Uiteraard deel ik alles wat ik leer met mijn collega’s. Hiervoor gebruik ik de interne microbloggingsite Yammer en onze wiki. Daarnaast schrijf ik geregeld visienota’s voor onze klanten en Digipolis zelf waarin de nieuwe evoluties en hun mogelijkheden voor onze organisaties beschreven staan. Ze vormen de basis voor de keuze van bepaalde technische strategieën. Van een uitdaging gesproken!

Ik ben zelf natuurlijk ook een gebruiker, een cliënt als het ware. Eind vorig jaar introduceerde Digipolis het principe van flexwerken voor haar medewerkers. Je hebt dus overal en nergens een bureau. De eerste dagen was het wat wennen, maar het heeft wel degelijk voordelen. Vandaag werk ik thuis in alle rust en stilte omdat ik met iets bezig ben dat extra concentratie vraagt, morgen op Digipolis en overmorgen op Den Bell, één van de grotere locaties van stad en OCMW Antwerpen waar zo’n 2000 mensen werken.

Ook dat geeft voldoening, de flexibiliteit om te werken waar je het beste kan presteren.
Het mes snijdt natuurlijk langs twee kanten. Er is altijd de verleiding om nog snel voor het slapengaan mijn mails te lezen en dan ben ik in no time weer vertrokken. Maar gelukkig fluit mijn vrouw me regelmatig terug en houden we zo de kerk in het midden ;).

 

Rudi De Geest, 43 jaar

Technisch business analist Digipolis Antwerpen

Industrieel ingenieur elektromechanica

Séverine Cousein: luisteren en faciliteren

Ik kom elke dag met de fiets naar het werk. Zo’n kwartiertje op de pedalen is ideaal om wakker te worden, want ik ben niet echt een ochtendmens vrees ik.
Omdat we recent gestart zijn met flexwerken, is het eerste werk als ik aankom nu het kiezen van een vrije flexplek en me er installeren. Van zodra mijn laptop opgestart is, overloop ik mijn mails en agenda. Welke vergaderingen staan er vandaag op het programma en waar? Soms moet ik me nog een beetje voorbereiden of een aantal zaken op voorhand even aftoetsen met collega’s.

Ik heb momenteel zes projecten onder mijn hoede en meestal ben ik elke dag toch wel in meer of mindere mate met al deze projecten bezig. Duikt er een probleem op dan is het mijn taak om de juiste personen te verzamelen, met hen afspraken te maken, op te volgen hoe alles verder verloopt en hierover te communiceren. Het aspect ‘faciliteren’ vind ik erg belangrijk. Ik hoef echt niet iedereen van dichtbij te controleren en voortdurend bij te sturen, maar ik moet wel de weg bereiden en ervoor zorgen dat iedereen zo goed mogelijk kan doorwerken aan het project. Daar komt dan o.a. de opvolging van de financiële middelen bij kijken, maar ook het inschatten van de impact van bv. scope-aanpassingen op het project of op andere projecten.
Hierbij zie ik veel heil in eerlijke, open communicatie. Uit ondervinding weet ik dat het zorgt voor wederzijds vertrouwen en begrip.

Kunnen luisteren en meedenken vind ik ook cruciaal. Ik probeer zoveel mogelijk te luisteren naar onze klanten zodat ik begrijp waar ze naartoe willen en waar hun focus ligt. Ik ben nog maar enkele maanden in dienst van Digipolis maar tot hiertoe verlopen al deze contacten zeer positief. Ook met de collega’s trouwens. Ik krijg veel vertrouwen van mijn eigen leidinggevende en dat opent de deur voor het nemen van initiatief en het uitproberen van pistes. Het gevolg is natuurlijk wel dat ik wat vaker zelf iets moet uitzoeken, en dat duurt soms wat langer ;).

Naast het in goede banen proberen te leiden van de projecten, steek ik momenteel ook vooral nog mijn antennes uit en probeer ik om de nodige projecttools in de vingers te krijgen.

Ik prijs me trouwens gelukkig met mijn projecten. Buiten het feit dat ik voor mijn eigen stad werk, zijn het ook nog eens realisaties die dicht bij mijn  leefwereld staan. Zo werken we nu bv. samen met Uit in Vlaanderen aan een Uit in Gent en onlangs was er de kick off voor het nieuwe intranet van de stad Gent.

Dit alles zorgt ervoor dat ik ’s avonds met een goed gevoel terug naar huis fiets om mij klaar te maken voor een leuke activiteit zoals een concert, sporten of iets eten met vrienden :-). 

Séverine Cousein, 42 jaar
Projectleider Digipolis Gent
Burgerlijk Ingenieur Architect

Hans Van Gils: Werken bij Centraal Beheer is altijd een beetje stress

Zeven uur. Zoals altijd start mijn werkdag thuis. Ik werk voor Centraal Beheer en hou me bezig met Active Directory, security, mappenstructuren…  Alles bij elkaar behoorlijk wat en er komen steeds nieuwe dingen bij.

Even mijn mails checken... Zo weet ik of ik mijn planning van de dag kan aanhouden of dat ik moet schuiven. Vanmorgen zijn er wat standaardberichten over aanpassingen op het netwerk. Eén berichtje springt er tussenuit. ‘waar is de security gebleven?’. Oei, dat klinkt niet goed. Blijkbaar zijn er op een stuk mappenstructuur een aantal securitygroepen verdwenen. Dat wordt dus de eerste opdracht van de dag.

Het is kwart na acht als ik mijn tanden in het probleem van de verdwenen security zet. Een groot deel van onze klanten is tegen half negen online dus heb ik maximaal 15 minuten om uit te zoeken wat er mis is gegaan. Gelukkig is het ditmaal eenvoudig op te lossen. Nog feedback geven aan de gebruikers en ik kan beginnen aan mijn geplande taken.

De collega’s druppelen ondertussen binnen. Werken is altijd een combinatie van sociale en technische aspecten, helemaal sinds we Yammer gebruiken. De kennis van het volledige bedrijf en onze klanten/collega’s komt er samen.

Recent zijn er twee collega’s gestart. Hun opleiding gebeurt volledig intern, dus worden er regelmatig vragen gesteld en moet er uitleg gegeven worden. Vandaag staat er een opfrissing van alle procedures op het programma. Centraal Beheer werkt vanuit en voor Digipolis maar ook voor stad, OCMW, Zorgbedrijf en nog heel wat andere instanties. Dat betekent alvast goede afspraken maken. Iedere organisatie heeft zijn eigen kenmerken en accenten. Procedures stroomlijnen tussen al deze bedrijven is een nooit eindigende taak. De procedures worden overlopen en bijgestuurd waar nodig. Aan de hand hiervan kunnen we alle afspraken documenteren in onze wiki. Voor ik het goed en wel doorheb zijn we twee uur later.

Terug onderweg terug naar de werkplek word ik aangesproken over een migratie van data en het effect daarvan op de security. Veel van wat wij doen gebeurt achter de schermen maar als er iets misloopt is het meteen zichtbaar op de werkvloer. Een zekere mate van stress is er dus altijd. Belangrijk is dat je dat kan omzetten in een positieve motivator.

Ik overloop een aantal zaken met mijn leidinggevende Chantal. Ja hoor, ook op het werk luister ik naar een vrouw ;-). In Digipolis werken heel wat vrouwen. Wie beweert dat informatica een mannenbastion is, moet hier eens komen kijken.

Met nog wat extra aandachtspunten in het achterhoofd kan ik een tiental minuten later het binnenkomende werk bekijken. Ik zie dat er weer veel nieuwe accounts aangemaakt moeten worden. Een typisch verschijnsel voor het begin van de maand. Het werk wordt onderling verdeeld. Iedereen neemt een deel van het werk voor zijn rekening zonder dat het echt toegewezen moet worden. Bij problemen val je terug op het team. De dynamiek en de sfeer in het team zijn ontzettend goed, wat mee bijdraagt tot een aangename werkomgeving. Ik pik een aanvraag op voor het aanmaken van een nieuw stuk mappenstructuur en de bijhorende security. Allereerst bekijk ik het gevraagde en toets dat aan de regels die we volgen. Het ziet er goed uit maar hier en daar moet er wat gesleuteld worden. Even bellen met de klant om feedback te geven. Er blijken nog wat andere issues te zijn, dus spreek ik af om morgen ter plaatse te komen. Persoonlijk contact helpt vaak om de complexere problemen vlot op te lossen.

De middag is al even gepasseerd als de telefoon gaat. Een collega van de eerstelijnsondersteuning zit bij een klant en vraagt om bepaalde zaken van diens account na te kijken. Over naar troubleshootingmodus. Via een paar gerichte vragen slagen we er in om het probleem te specifiëren. Token overload of in gewone taal: lid van veel te veel securitygroepen. Een probleem dat we kunnen omzeilen. Vijf minuten later kan de klant weer aan het werk. Ik duik nog wat dieper in het probleem en stel vast dat we dit structureel moeten aanpakken. Dat kost een paar dagen werk maar dit soort problemen zien we de laatste tijd vaker.

Stilaan tijd om naar huis te gaan. In de auto bedenk ik dat ik vanavond nog aanpassingen moet opstarten. Niet veel werk maar overdag zou het serieuze hinder veroorzaken. Benieuwd wat me morgen weer te wachten staat.

Hans Van Gils, 40 jaar
Centraal Beheer Digipolis Antwerpen
Graduaat informatica



Lies Gommers: sociale media als bedrijfsinstrument

Om half acht wandel ik Digipolis binnen. Lekker vroeg, want ik was voor de ochtendspits. Voordat ik koffie haal, screen ik de microblogsite Yammer die de Digipolis-medewerkers sinds begin 2011 intensief gebruiken voor interne communicatie. Yammer groeide op korte tijd uit tot een ontmoetingsplaats voor vragen, antwoorden en allerlei interessante tips. Je beseft zo des te meer dat er in ons bedrijf enorm veel kennis aanwezig is over allerlei zaken. Omdat veel collega’s berichten posten over de projecten waarmee ze bezig zijn, heb ik meteen het vinger-aan-de-pols-gevoel. Ik open ook Twitter, Facebook en Google+, kanalen waarop Digipolis aanwezig is en die we als communicatiedienst continu opvolgen.

Eind november starten we in Digipolis met een piloot voor werken 2.0 (werken waar en wanneer je wil) en ook het flexwerken doet zijn intrede. Om maximaal te kunnen flexwerken wordt één van onze gebouwen de komende maanden volledig heringericht en staat er een grote verhuis op stapel. Met al die veranderingen in zicht, is een ondersteunende communicatiecampagne cruciaal. Deze ochtend zitten we met een aantal collega’s samen om de mijlpalen in het traject te bespreken en een plan van aanpak qua communicatie uit te dokteren. Na de vergadering start ik alvast met de opmaak van het communicatieplan.

Om 11.30 uur overleg ik met een projectleider die met succes een project opleverde en dit graag intern wil communiceren. Hij kan hierover uiteraard iets berichten op Yammer, maar door de aard van het medium is dit minder geschikt voor uitgebreidere teksten. We spreken af dat hij een tekst zal schrijven voor de interne blogsite van Digipolis. Op deze site, die tijdens de zomermaanden opgezet is, kan elke Digipolis-medewerker zelf berichten posten. De berichten lopen nog niet storm, maar net zoals met de introductie van Yammer, is dit iets dat moet groeien. Met een beetje begeleiding van de communicatiedienst gaat dit zeker lukken.

Tijd voor een middagpauze! Samen met de collega’s ga ik naar de recent opnieuw ingerichte refter van Digipolis. Het is er gezellig toeven nu. We schuiven aan bij de collega’s die er al zitten en genieten van de lekkere soep en broodjes.

Ik werk verder aan het communicatieplan over de herinrichting van de gebouwen en de verhuisbewegingen die hiermee gepaard gaan. Er zijn nog wel wat vraagtekens, maar de grote lijnen liggen vast. Ongetwijfeld zal het communicatieplan de volgende maanden nog aangepast en bijgestuurd worden. Verbouwingswerken hebben nu eenmaal de neiging om van het schema af te wijken ;).

Op naar een vergadering over het communicatieaspect van onze AAAA (anytime, anybody, anywhere, any device)-strategie. Uiteraard beweegt Digipolis mee in de richting van AAAA maar er zijn nog heel wat onbeantwoorde vragen. Aangezien de kennis hierover verspreid zit over heel Digipolis kiezen we ervoor om deze vragen los te laten op Yammer in een hiervoor opgerichte Yammergroep. De zaken die al gerealiseerd werden, documenteren we op onze wiki. We overlopen het scenario en verdelen de taken.

Vandaag is het mijn beurt om zoonlief op te halen in de nabewaking, dus is het bijna tijd om in te pakken. Ik overloop nog even de berichten op Yammer voordat ik vertrek en markeer een aantal interessante artikels die ik straks nog wil lezen.

Lies Gommers, 42 jaar
Communicatieverantwoordelijke
Master communicatiewetenschappen

Peter De Mol: Aftellen naar de verkiezingen

Zondag 14 oktober komt dichterbij en de verkiezingskoorts stijgt. En dat zal ik als projectleider voor de verkiezingen geweten hebben. In Antwerpen stemmen we al sinds 9 oktober 1994 digitaal. Samen met de stad coördineert Digipolis de technische voorbereidingen en zorgt Digipolis ook voor de centrale helpdesk en de ondersteuning ter plaatse. Deze keer zijn de verkiezingen anders dan anders omdat we met nieuwe stemcomputers en een volledig nieuw stemsysteem werken. Voor ik ’s morgens met de fiets richting Digipolis vertrek, luister ik nog even naar het nieuws om mee te zijn met de laatste verkiezingsberichten. Tegen half 8 kom ik aan op Digipolis. 

Ik haal eerst thee en water en werk dan verder aan de planning van de 215 medewerkers die in het verkiezingsweekend paraat staan. Met 361 stembureaus is dat een hele puzzel. De telefoon rinkelt tussendoor regelmatig. Rond half 11 heb ik een journalist aan de lijn die graag wil weten wanneer er gefilmd mag worden in het perscentrum dat dit jaar geïnstalleerd wordt op het stadhuis en in de cruise terminal. Ik help hem verder en maak de nodige afspraken.

Vervolgens spring ik even binnen bij mijn collega’s Dirk 1, Dirk 2, Lut en Ilse die de verkiezingsworkshops coördineren. Zij hebben de voorbije weken een reeks knappe instructiefilmpjes en handleidingen gemaakt waarin uitgelegd wordt hoe het nieuwe materiaal geïnstalleerd moet worden. Nu zijn ze volop bezig met de workshops. Een degelijke opleiding van de mensen die in het verkiezingsweekend werken is immers heel belangrijk. Deze mensen zorgen niet alleen voor de installatie van alle technische infrastructuur, maar ondersteunen ook de voorzitters van de stembureaus bij vragen en eventuele technische problemen. Zoals gewoonlijk loopt het daar allemaal vlotjes. Ik heb echt geweldige collega’s!

Op dan naar een vergadering over de nieuwe uitrusting van de nieuwe legislatuur. Want dat hoort ook bij mijn job. Digipolis coördineert niet alleen het technische luik van de verkiezingen, maar zorgt er ook voor dat de nieuwe legislatuur op ICT vlak uitgerust wordt zodat zij hun taken degelijk kunnen uitvoeren. Na afloop ga ik naar de refter voor mijn broodje en neem ik even de tijd om het rustig op te eten en wat bij te praten.

De verkiezingen organiseren betekent samenwerken met heel wat bedrijfseenheden van de stad Antwerpen. In de namiddag heb ik overlegvergadering met de mensen van Patrimoniumonderhoud. Zij staan in voor het logistieke luik van de verkiezingen. We overlopen de planning voor het opbouwen van de stemhokjes – alles zit op schema - en maken verdere afspraken zodat overal de nodige elektriciteit voorzien wordt. Voor ik terug naar mijn bureau vertrek, spring ik nog even binnen bij de collega’s van bedrijfscommunicatie om afspraken te maken over de volgende  communicatie-acties op onze interne microbloggingsite Yammer. Terug op mijn plaats aangekomen, werk ik mijn openstaande mails af. Ondertussen komt de regen in bakken naar beneden. Tegen half 6 is het gelukkig opgeklaard… Ik stap op mijn fiets en vertrek naar huis.

Peter De Mol, 46 jaar
Senior projectleider Digipolis Antwerpen
Bachelor boekhouding en informatica